Quando si tratta degli studi legali il tema dell’organizzazione viene spesso messo in secondo piano, per la continua rincorsa di termini e scadenze a cui sono costretti gli avvocati e, soprattutto, in quanto i percorsi formativi che portano alla carriera forense normalmente non prevedono alcuna istruzione in tal senso.

Gli avvocati, il più delle volte, si trovano così a dover gestire clienti, persone ed attività senza avere le nozioni base di management.

Mai come oggi appare necessaria una corretta organizzazione delle attività in cui diventa opportuno istituire e prevedere delle prassi e protocolli che consentano di mantenere il focus sulla clientela e sulle attività da svolgere.

Il Legal Project Management serve proprio a tali scopi, trattandosi dell’applicazione delle metodologie di project management nel settore legale.

Da un punto di vista definitorio il project management è l’applicazione di processi, metodi, competenze, conoscenze ed esperienze per raggiungere gli obiettivi specifici di un progetto entro i parametri concordati.

La particolarità del project management sta nel fatto di essere una attività compresa in un lasso di tempo finito e, soprattutto, di prevedere un risultato definito.

La particolarità del settore legale e della professione degli avvocati richiede, però, un adattamento concettuale, affinché le caratteristiche tipiche del project management siano adattate alla realtà quotidiana di professionisti che, pur gestendo singoli progetti -  in fondo ogni “pratica” potrebbe essere considerata come un progetto autonomo - devono fare conti con le specificità del loro mestiere (rilasciare un “prodotto” è cosa ben diversa da gestire un contenzioso).  

Pur mantenendo ferme le metodologie, quindi, il Legal Project Management si distingue per il valore che si vuole creare e per un necessario cambiamento del tradizionale approccio utilizzato dagli avvocati.

Scopi e valore

Il primo cambiamento richiesto nell’implementare una strategia di gestione fondata sul Legal Project Management, è relativo ai risultati dell’attività dell’avvocato.

Spesso, infatti, l’avvocato tratta le questioni che gli sono sottoposte dai clienti in maniera “totalitaria”: faccio tutto ciò che è necessario per il cliente. È probabile che questo derivi tradizionalmente dalla previsione codicistica che prevede che la prestazione forense sia una obbligazione di mezzi e non di risultato.

Tale impostazione, però, soffre di un deficit comunicazionale originario.

Nel Legal Project Management il primo passo da fare è quello di definire dei “parametri concordati” affinché il progetto possa considerarsi “adeguato” rispetto alle necessità effettive.

Ciò significa che l’avvocato dovrà chiedere al cliente informazioni anche riguardo ai risultati attesi (i reali risultati attesi),  ed esprimere chiaramente quali sono gli obiettivi perseguibili affinché si possa ritenere di aver raggiunto un risultato positivo e quanto è il budget che il cliente è disposto a prevedere per il raggiungimento di quel risultato.

Questo in quanto, come è facile dedurre, il valore non è un parametro assoluto, ma è sempre derivante dalla differenza tra i benefici tratti ed i costi affrontati per ottenerli.

È facilmente comprensibile che a seconda del risultato atteso – che spesso non viene chiaramente espresso in forma chiara – il “progetto” (ossia la problematica che il nostro cliente sta affrontando) può essere trovare soluzioni diverse.

È quindi fondamentale, in un approccio di Legal Project Management, che l’obiettivo venga chiaramente fissato e definito con la parte.

Ciò consentirà anche, qualora il cliente richieda del lavoro non in linea con il raggiungimento di tale obiettivo, di gestire con più chiarezza la comunicazione e di poter, eventualmente, far comprendere l’effettivo valore dell’attività svolta dallo studio legale.

L’ultima considerazione ci apre la porta al terzo criterio (oltre la definizione precisa dell’obiettivo e l’apertura alla comunicazione con il cliente) che impronta una metodologia di Legal Project Management: l’attività dell’avvocato, oltre al ruolo istituzionale riconosciuto dalla Costituzione di tutela dei diritti (indefettibile e riservata in caso di giudizio) ha, inutile nasconderlo, anche un contenuto “economico”.

Ciascun “progetto” può anche essere valutato in termini di costi che sono necessari al suo svolgimento e di ricavi attesi. Se non altro, per essere pienamente consapevoli della sostenibilità economica della propria missione/professione/attività.

La “budgettizzazione” dei progetti, in termini di calcoli economici sugli stessi, e la loro gestione tramite tecniche di project management, consente agli studi legali di essere più trasparenti verso i clienti circa le tariffe applicate (generando in tal senso più valore verso il cliente) e contestualmente di monitorare il costo del singolo progetto in modo da assicurarne anche la profittabilità.

Deve essere chiaro, per coloro che volessero approcciare questa metodologia, che lo scopo non è quello di fare di un avvocato un project manager.

L’avvocato è e rimane sempre tale, con le sue specificità, competenze, ruolo, tuttavia, la circostanza che una pratica può essere considerata come un singolo progetto, che ha un inizio, un processo ed un risultato, rende possibile applicare tecniche che aiutano a gestirla in maniera più efficiente, fornendo un ausilio metodologico alle conoscenze che l’avvocato già possiede.

Infine, e ricollegandoci a quanto precisato all’inizio di questo paragrafo, un metodo di tipo progettuale implica un ulteriore cambio di prospettiva per l’avvocato; non si tratta più di risolvere un “problema legale” del cliente, ma di offrire il proprio supporto consulenziale per rafforzarne la posizione ed aiutarlo a raggiungere il suo obiettivo reale, ciò nell’ottica di una maggior fidelizzazione derivante dalla trasparenza e dalla chiara comunicazione nella conduzione dell’attività professionale, rese possibili anche tramite l’utilizzo di strumenti di Legal Project Management.

Implementare il Legal Project Management

La gestione di una pratica secondo i principi del Legal Project Management comporta la suddivisione della stessa in quattro fasi, che rispecchiano diversi momenti di “controllo” del progetto e che ne consentono una corretta gestione.

A ciascuna fase corrispondono delle domande che è necessario porsi.

Inizio del progetto: Dovrei accettare questa pratica? E’ una pratica che è possibile gestire? Conferisce valore per lo studio? Chi sarà colui che la gestirà in via principale? Chi sono i principali attori? Cosa serve loro? Sappiamo come sarà quando si potrà ritenuto concluso con successo l’incarico?

Pianificazione: Chi lavorerà sul progetto? Sono disponibili ed hanno tempo a sufficienza? Quale sarà il programma delle attività? Corrisponde alle scadenze? Quali sono i rischi più grossi e come possiamo mitigarli? Quali sono i costi? Abbiamo un accordo su tariffe e pagamenti?

Esecuzione: la parte centrale del progetto, nella quale il lavoro deve essere svolto. Durante l’esecuzione è importante rimanere flessibili rispetto la pianificazione di massima della fase precedente, perché le circostanze potrebbero cambiare, il cliente potrebbe essere difficile da gestire. In tale fase, insomma, è necessario sapersi adattare, provvedendo a gestire gli imprevisti o le flessibilità sempre mantenendo però ferma la barra verso l’obiettivo condiviso.

Conclusione e valutazione: Cosa otterrà il nostro cliente quando il progetto sarà concluso? Come sarà il suo feedback? E quale sarà il nostro? Cosa possiamo fare meglio la prossima volta?

Le domande sopra riportate sono un supporto per individuare le questioni e le sfide che il progetto pone ed aiutano, in fase di valutazione ed esecuzione dello stesso, a comprendere le risorse e l’impegno che richiederà, potendo anche così stimarne meglio i pro ed i contro dal punto di vista economico.

Gli strumenti

Per eseguire in maniera efficiente il progetto è necessario una “Mappa del progetto”. Questa raccoglie le valutazioni ed assunzioni che abbiamo svolto e ci consente di avere sempre una visione complessiva, anche a distanza di tempo, di quelli che sono obiettivi e scopi. Normalmente gli studi legali quando aprono un “nuovo fascicolo” già creano una scheda in cui inseriscono alcune informazioni. La Mappa aggiunge a tale scheda le seguenti:

a) la dichiarazione del problema del cliente;
b) il risultato sperato;
c) il criterio secondo cui il progetto si considererà chiuso con successo;
d) le maggiori scadenze di progetto;

e) le risorse di cui abbiamo bisogno, ed il relativo budget;
f) le tariffe concordate;
g) gli attori principali del progetto.

Oltre alla mappa servono, ovviamente, anche altri strumenti per consentirci di gestire efficacemente il progetto. Sono strumenti che devono darci la possibilità di gestire le persone coinvolte, il tempo necessario a svolgere il progetto, le attività (task) ed i ricavi e spese ad esso ricollegati.

In tal senso la tecnologia ci offre oramai numerose soluzioni. Esistono online svariati software di project management che posso essere adattati alle esigenze degli studi legali, anche con possibilità di integrazione con tools esterni, nonché delle suite specialistiche pensate specificamente per il settore legale.

Ma più importante del tool in concreto sarà la metodologia con cui verranno pianificate le attività. Sulla base della lista delle attività da svolgere sul progetto sarà necessario individuare le specifiche dipendenze (ossia quelle attività la cui esecuzione dipende da altre), il tempo richiesto per ciascuna e le persone che dovranno eseguirle. A ciò si ricollegano i costi derivanti dalle singole attività ed i ricavi generali generati dal progetto.

Conclusioni

Come si può facilmente comprendere mettere insieme tutte tali variabili consente di avere una visione più completa e “consapevole” delle attività svolte all’interno dello studio legale e, soprattutto, impone una riflessione costante, a cui gli avvocati non sono abituati, circa la reale sostenibilità delle singole pratiche.

Il Legal Project Management non deve essere visto come uno stravolgimento delle modalità con cui gli avvocati svolgono le loro attività, ma come un supporto metodologico per fare meglio ciò che già fanno e per riuscire, una volta implementate le corrette procedure, a concentrarsi su quello che è il vero valore della professione, ossia l’assistenza legale ai clienti, sempre più competente e sempre più di supporto.